Sie haben sich mit Ihren Schülern und den Eltern auf das Ziel für Ihre geplante Klassenfahrt geeinigt und bereits ein attraktives Programm zusammengestellt, bei dem naturwissenschaftliche Themen und Freizeitvergnügen sorgfältig aufeinander abgestimmt sind. Unterkunft und Transportmittel stehen ebenfalls fest. Nun müssen Sie nur noch eine Sache erledigen: Das Geld der Teilnehmer einsammeln. Wir zeigen Ihnen, welche Hürden auf Sie warten.
Direktes Einsammeln durch die Lehrkraft
Grundsätzlich verbietet es sich, das Geld auf ein privates Konto einzahlen zu lassen. Die Gefahr ist groß, dass Sie den Überblick über die einzelnen Beträge verlieren. Zudem sollten Sie berücksichtigen, dass Gelder eines Privatkontos nicht vor eventuellen Gläubigern geschützt sind, was auch die Beträge für die Klassenfahrt betrifft.
Da eine Klassenfahrt heute schnell mehrere hundert Euro kosten kann, ist das Einsammeln von Bargeld ebenfalls keine sinnvolle Lösung. Oder möchten Sie wirklich die Verantwortung für mehrere tausend Euro in bar haben, die Sie zunächst sicher aufbewahren müssen, um sie dann wieder auf Ihrem privaten Konto einzuzahlen?
Schulkonto nutzen birgt Risiken
Viele Schulen besitzen ein Zweitkonto, welches für weitere schulische Ausgaben genutzt wird, wie etwa Schulveranstaltungen oder die tägliche Schulmilch. Hier müssen jedoch sehr eindeutige Regelungen zwischen Schulträger und Schule getroffen werden, wie das eingezahlte Geld verwendet wird. So besteht das Risiko, das Gelder, die von Eltern für eine Klassenfahrt eingezahlt werden, in andere Projekte fließen. Gehen gleichzeitig Elternzahlungen für unterschiedliche Klassenfahrten ein, entsteht schnell Verwirrung, welche Zahlungen zu welchem Projekt gehören. Nicht immer können Sie darauf vertrauen, dass die Eltern den richtigen Verwendungszweck angeben. Teilweise kann es auch zur Verwirrung führen, wenn Elternteile mit anderen Nachnamen als dem des Schülers die Zahlung vornehmen und das Geld nicht zugeordnet werden kann.
Eine andere Option ist die Einrichtung eines speziellen Treuhandkontos auf den Namen der Lehrkraft nur für die Klassenfahrt. Anders als bei Ihrem Privatkonto besteht hier kein Pfändungsrisiko, doch das Konto ist mit entsprechendem Mehraufwand für Sie verbunden. Dazu ist auch hier das Risiko nicht zu vermeiden, dass es zu Unterschlagungsvorwürfen kommen könnte.
Besser: Spezielles Kundenkonto verwenden
Gut dran sind Lehrkräfte, die ihre Klassenfahrt bei einem Spezialreiseveranstalter als Pauschalpaket gebucht haben. Einige Reiseveranstalter – leider nur die wenigsten – übernehmen das Einsammeln des Geldes und nutzen dafür ein spezielles Kundenkonto. Sie als organisierende Lehrkraft haben die Möglichkeit jederzeit das Konto einzusehen und den Geldeingang zu prüfen. Darüber hinaus haben Sie immer im Blick, welche Zahlungen noch fehlen und können nachhaken, wenn es zeitlich knapp wird. Klassenfahrtenveranstalter mit einer starken Serviceorientierung zeichnen sich durch diesen Service aus, wie etwa HEROLÉ Klassenfahrten mit ihrem Rundum-Sorglos-Paket.
Ein weiterer Vorteil: Auch Zahlungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaktes (BuT) direkt von der ARGE sind möglich, so dass der Aufwand für betroffene Erziehungsberechtigte möglichst gering gehalten wird. Stattdessen erhält jeder Teilnehmer eine Einzelrechnung, die bei der ARGE vorgelegt wird. Selbstverständlich achtet der Reiseveranstalter auf die Einhaltung der neuen Datenschutzverordnung.
Auch der Landverband Nordrhein-Westfalen des Verbandes Bildung Erziehung hat explizit empfohlen, bei Veranstaltern zu buchen, die den Service des Geld Einsammelns mittels Direktabrechnung mit den Eltern anbieten. Sie können diesen Service zum Beispiel bei HEROLÉ Klassenfahrten in Anspruch nehmen, bei denen er zum Leistungspaket gehört – ganz ohne zusätzliche Kosten. Über das interne Kundenportal meinHEROLÉ können Sie jederzeit Einblicke in den aktuellen Stand der Zahlungen nehmen. Einfacher lässt sich das Thema Finanzen für Klassenfahrten nicht behandeln!
Sichern Sie sich jetzt den besten Service und buchen Sie Ihre Klassenfahrt inklusive Rundum-Sorglos-Paket auf www.herole.de.
